区分日程与代办事项

你还在用同一个工具管理日程和代办事项吗？你的日常生活琐事和习惯呢？

在GTD的"教义"中，日程和代办事项是应该严格区分开的。实际应用中，许多人并不这么做。不然就不好解释为什么那么多Todo list工具都被要求加上"重复"功能和"提醒"功能。

日程，应该是那些固定开始和结束时间，并有固定地点的事项。每日需做或是定期需做的交通、三餐、锻炼也包含在内。剩下的时间段才是用来做"代办事项"--那些所需时间不确定的事的。

代办事项清单中，永远不该出现"打扫房间""上课""给女朋友过生日"这类事件--他们都应该属于日程。

如果混淆了日程和代办事项，可能会出现的问题是--

当你试图知道"现在该做什么"而查看清单的时候，那些本该固定时间做的事情会跑出来打扰你。简单的例子：你原本准备12点去吃午餐。但是11:30查看清单的时候，"午餐"变成了清单上靠前的事。你觉得既然午餐总是要吃的，那么现在去吃也行--于是这中间的半小时就神秘溜走了。饭后，你发现时间还早，并不想开始工作，何况你的清单上也把现在标记为午饭时间。于是忍不住想上上网，聊聊天……

为了解决这个问题，你可能会考虑用"重要性"来区分不同的任务，比如，"午餐"的优先级变成了"不重要"。结果是，当任务进行到一半而午餐时间已到时，"重要性"令你错过了午饭时间，肚子开始抗议，你开始越来越难集中精力。终于你决定丢下手头工作去吃饭，此时你感觉很沮丧，因为代办事项上的"午餐"已经显示为"过期"。而你还没能搞定饭前正在进行的工作。

你想到，也许是任务分解还不够细致，也许是因为我没有预设每个代办事项所需的时间，所以才没法在固定的时间做固定的事。于是你很仔细地为每个代办事项估计了用时--结果是，几乎没有一个是准确的。提前完成的，使得剩余的预留时间被浪费；较迟完成的，使得后面的一切计划被打乱。

如果固定时间的任务是"开会"呢？它在你的清单上显示为"非常重要"，你每看一次清单，就觉得很紧张，因为有一项"非常重要"的事情还没做呢！即使在做事，也会有一个声音在耳边小声提醒：今天还有个重要的会议哦！注意力的集中程度可想而知。哪怕你已经为会议设置了N个提醒也无济于事。

当然，如果你的自制力足够强，完全可以不必理会这些，只要集中精力于手头的事情则可。问题是，如果大家的自制力都那么强，我们还要"时间管理系统"干嘛？

于是，我们的清单越来越复杂，标上了花花绿绿的"情境""重要性""预计完成时间"……却越来越糊涂当下应该做些什么，以及何时停止。

如果把日程和代办事项分开……

只需一个普通的手机，你就能管理好日程--设定相应闹钟即可。为了搞清自己哪些时间段有安排哪些没有，你可能更喜欢用专门的手机应用或电脑软件或是Google calendar这样的网络应用，或是干脆就用纸笔（不过，纸笔缺乏提醒机制，很难成为一个值得信赖，可以完全不用大脑操心的系统）。

真正的"代办事项"，就可以按照GTD的流程来管理了。这样你首先就摆脱了"优先级"的困扰，因为根本没必要。只要当下没有日程安排，你就可以在代办事项里按照截止日期选一件事来做，完全不用操心其他的，因为无论如何那些事的截止日期更晚。当"神圣之钟"敲响，马上停下手头的事，按照日程安排去做。这样也可以避免由于工作而不去做一些让生活更平衡的事，比如锻炼，比如和重要的人在一起。

这样，当你完成一件代办事项后很快可以开始下一件，"错误估计用时"不再成为一个问题。如果一项任务太繁重，应该考虑任务分解，或者看看自己是否错把"以后/也许"的事情作为"下一步任务"来处理，或者是你的生活中承担的任务已经太多，需要作出重要调整，放弃一部分。此时，注意力是否集中已经不是关键。